Kamaránk üzleti lapjában, a Kamarai Futárban HR Vezetői Klubunk tagjait kérdeztük arról, hogy melyek voltak a legfontosabb tapasztalatok a koronavírus-járvány miatt kialakult helyzetben. Emellett arról is beszéltek nekünk, hogy milyen válaszokat adtak a kihívásokra. A következőkben Knezevics Viktor, a Szegeden is szolgáltatóközpontot  működtető BP országigazgatójának írását olvashatja.

Szervezetünkben a home office „intézménye” már a vírushelyzet előtt is rendszeresített formája volt a munkavégzésnek, így talán ezt volt a legkönnyebb alkalmazni és a helyzethez igazítani. A megszokott és szabályozott folyamatnak már csak finomhangolására és minimális módosítására volt szükség.

Jól mozogtak az online térben

Természetesen ez nem jelenti azt, hogy nehézségek ne akadtak volna a „full home office” kérdésében, hiszen a teljesítmény biztosítása „fizikai” kontroll nélkül, és a még nagyobb bizalom átruházása – mint két fontos tényezője ennek a munkavégzési formának – azért okozott fejtörést néhány vezetőnk számára. Elmondhatjuk viszont, hogy e két akadályozó és megfontolást igénylő kérdés kapcsán vezetőink – alkalmazkodva az új helyzethez –, gyorsan túllendültek, megtalálták a kapcsolatfelvétel formáját az online térben is, ami eddig sem volt idegen számunkra.

Kiderült, akadnak csapatok, akik hatékonyabbak ebben az új környezetben és fókuszáltabban tudják végezni munkájukat, szervezni napjaikat, így hozott újdonságot, és megtartandó „jó gyakorlatot” is a veszélyhelyzet.

A kisgyermekes szülők megküzdöttek a megsokasodott feladatokkal, nehéz volt számukra összehangolni a munkát és a gyermekek támogatását, felügyeletét. Igyekeztünk a lehető legrugalmasabb  munkaidő-beosztással és munkaszervezéssel segíteni mindennapjaikat, külön team tartotta a legnagyobb nehézségekkel küzdő szülőkkel a kapcsolatot. Sok gyakorlatias tanáccsal, tréninggel, önkéntes felajánlásokkal támogatták egymást a munkatársak, és a HR Employee Experience csapatának segítségét is élvezhették. Igénybe vehető volt például kedvezményes laptop vásárlás, vagy komolyabb nehézségek esetén Employee Assistance Program keretein belül szakemberek, gyermekpszichológusok segítsége is akár.

Megváltozott a meetingkultúra

Az éppen aktuális helyzethez alkalmazkodva megváltozott a meeting-kultúra, a ki-beléptetés folyamata, az új belépő munkavállalók beillesztése, betanítása, kötelező oktatása, a költségtérítések elszámolása, és ideiglenesen felfüggesztésre kerültek a személyes találkozók és az üzleti utazások is. Értelmezni kellett a külföldön ragadt és onnan munkát végzők helyzetét is, és a folyamatosan változó szabályozói környezet nyomon követése is nagy fegyelmet és figyelmet igényelt. Szakértői csapatunk folyamatosan támogatta a vállalat vezetését és munkavállalóit.

Az online tréningek, kurzusok száma megnőtt, mindenki szabadon, kapacitásának függvényében vehette és veheti igénybe kurzusainkat a legváltozatosabb témakörök közül válogatva.  A tréningek többségéről felvétel is készül, bármikor visszahallgatható bármelyik esemény. A rendszeres, minden munkavállalót érintő kommunikáció segítette a hétköznapokat, az állandóan változó szabályozás értelmezésében pedig a mai napig rendszeresen nyújtunk segítséget.


Megőrizzük az újonnan elsajátított képességeket

Cél, hogy a veszélyhelyzet elmúlásával is alkalmazni tudjuk az újonnan elsajátított képességeket, módszereket és a megtanult szabályokat, illetve ahol a hatékonyság és a munkavállalói elégedettség érdekében érdemes megtartani az átmeneti időszakban alkalmazott változtatásokat, azokat megtartani és a mindennapi életünk részévé tenni. Különös tekintettel az otthoni munkavégzésre vonatkozó szabályok megváltoztatásával, a munkaszervezés és az erőforrás-gazdálkodásra vonatkozó keretek kibővítésével és a megváltozott meeting-kultúra megtartásával.

Az online platform használata biztosan a mindennapok részese marad a vállalat szinte minden területén. A tréning portfólión nagyobb hangsúlyt kapnak majd az éterben végezhető kurzusok, ezáltal hisszük, hogy a munkavállalók önállósodása, karriertervük megfogalmazása, a lehetőségeik és látókörük kiszélesítése inkább előtérbe kerül, és az eddig lehetetlennek tűnő körülmények könnyen alkalmazható elemekké válnak, és akár újabb karrierutak is megnyílhatnak azáltal, hogy a munkavégzés helye kevésbé lett releváns.